Boas prácticas nas empresas

FREMAP proporciona solucións ás empresas e pon á súa disposición coñecemento compartido, onde se relacionan algunhas prácticas e experiencias expresadas polas empresas.

Para iso, FREMAP realiza sesións de benchmarking con empresas de diferentes sectores que están comprometidas coa xestión do absentismo, buscando mellorar a saúde dos traballadores e, polo tanto, a súa produtividade.

É evidente que cada vez máis empresas se preocupan por ofrecerlles aos seus empregados as mellores condicións laborais e de saúde posibles, porque entenden que os empregados sans están máis motivados e son máis produtivos, e iso é en definitiva beneficioso para os traballadores, para a empresa e, en consecuencia, para o Sistema da Seguridade Social.

Definición dun Índice de Absentismo homoxéneo en todas as organizacións, que lles permita compararse co sector ao que pertencen e con empresas doutros sectores.

Medición do absentismo en toda a empresa cun índice de absentismo homoxéneo, para cada centro de traballo, para cada sucursal e para cada departamento, co fin de identificar onde se produce o absentismo na empresa e as diferenzas entre cada centro/departamento. Unha vez identificados os centros coa taxa de absentismo máis alta, elabóranse plans de acción específicos para analizar e reducir o absentismo, e aqueles centros coas taxas de absentismo máis baixas son recompensados.

Afondar nas causas do absentismo mediante o diagnóstico, en lugar de centrarse unicamente nos efectos. A empresa diferencia os diferentes tipos de absentismo: Absentismo médico (contingencia profesional ou común), absentismo non médico, absentismo xestionable, absentismo non xestionable, absentismo planificado e absentismo non planificado. E dentro destas causas, diferencia o absentismo por categorías: postos de traballo, idade, xénero e tipo de contrato.

Establécese un obxectivo de taxa de absentismo en cada sucursal da empresa e as taxas de absentismo comunícanse oficial e periodicamente a toda a organización, promovendo unha mensaxe horizontal.

Cada ano, a empresa desenvolve un Plan de Xestión do Absentismo, que establece os obxectivos en canto á taxa de absentismo, así como as accións a levar a cabo para acadar estas taxas seguindo o sistema de xestión de mellora continua. Todos os empregados participan nos éxitos acadados e, se a taxa de absentismo diminúe en comparación co trimestre anterior, os custos de absentismo perdidos repártense entre os empregados do centro.

O absentismo debe considerarse unha cuestión prioritaria na organización e todos os empregados da empresa deben estar implicados: Dirección, xestión de recursos humanos, servizos médicos, servizos de prevención, mandos intermedios, comités de empresa e comités de saúde e seguridade. Isto permite que toda a empresa sexa consciente da importancia do absentismo para o negocio e permite que o absentismo e os seus custos teñan peso na cadea de valor.

Estase a desenvolver un plan estratéxico destinado a reducir o absentismo na empresa coa implicación da dirección e a colaboración do comité de empresa con dous obxectivos: Cero accidentes e unha redución da taxa de absentismo por debaixo do 3 %.

Créase un cadro de mando de obxectivos de índice de absentismo aliñados cos obxectivos da empresa para cada xestor de área, e o absentismo enmárcase dentro da conta de perdas e ganancias da empresa.

Implántase na empresa o PLAN EVOLUCIONA, promovendo o absentismo como cuestión prioritaria e fomentando unha maior intensidade na xestión do absentismo.

A empresa promove un cambio cultural a través da concienciación e o márketing interno para incorporar hábitos saudables. O lema é: Pensando na TÚA saúde e na da TÚA familia. Unha vez ao ano, a empresa organiza a SEMANA DA SAÚDE; onde se promoven hábitos alimenticios saudables, campañas antitabaco e deportes, por exemplo, o Día da Bicicleta, no que os empregados van en bicicleta ao traballo un día ao ano.

Establécese un protocolo de actuación en caso de accidente laboral: Comunicación directa do traballador ao mando superior. Unha vez que o supervisor é informado dun accidente laboral, remite persoalmente toda a información ao Servizo de Prevención, dá a súa opinión e, posteriormente, desprázase co traballador ao centro de atención da FREMAP. O técnico de prevención desprázase ao lugar para investigar o accidente laboral. Investíganse todos os incidentes, non só os accidentes.

Prevención accidentes in itinere mediante investigación, campañas de seguridade, rutas de transporte da empresa e cursos de condución obrigatorios para vehículos comerciais.

Formación e información aos traballadores para a prevención de accidentes: Asegurarse de que todos os empregados estean ao tanto dos accidentes que ocorreron na empresa e poidan aprender a evitar condutas inapropiadas. Publícanse boletíns informando a todos os empregados cada vez que se produce un accidente na empresa. En función dos accidentes ocorridos, impleméntanse solucións a nivel mundial en toda a empresa. Na prevención empresarial, esfórzanse por "traballar para as persoas", non só por cumprir a normativa.

Identificación do "case accidente": Implica identificar situacións de traballo inseguras que poderían provocar un posible accidente. Celébranse reunións departamentais mensuais nas que, baseándose nesta identificación, inténtase previr futuros accidentes.

Campaña "Aprendamos dos nosos erros": Consiste na observación de comportamentos inseguros: Os propios traballadores observan o que fan os seus compañeiros. Teñen unha lista de verificación do que non se debe facer porque implica comportamentos perigosos. A observación faise de xeito rotatorio entre o persoal.

Programa de "Prevención de Accidentes": Os accidentes analízanse trimestralmente e os traballadores que estiveron implicados nestes accidentes reciben formación práctica; Por exemplo, impartindo formación en manipulación de cargas e accidentes de costas. Se o traballador repite o accidente, tamén repite o curso.

Avaliación comparativa entre os técnicos de prevención do propio grupo de empresas, especialmente cando a empresa é internacional, con reunións periódicas e con unificación de criterios a nivel de grupo e benchmarking en seguridade con outras empresas externas.

Programa de formación continua e planificado anualmente para mandos intermedios, tendo en conta as novas contratacións e a rotación de persoal, con especial énfase na xestión do absentismo: ausencias, seguimentos, papel activo dos mandos intermedios, o seu coñecemento dos custos directos e indirectos do absentismo, o impacto económico das baixas por enfermidade na organización.

Implicar aos directivos intermedios na organización do traballo do seu propio equipo: Os mandos intermedios participan no proceso de contratación e, polo tanto, na xestión do absentismo. Propóñenselles obxectivos para reducir o absentismo.

Acórdase cos mandos intermedios unha porcentaxe aceptable de absentismo, o que implica non contratar substitutos (non se teñen en conta os accidentes laborais nin a maternidade). Trátase de concienciar aos mandos intermedios de que son responsables de xestionar o absentismo do seu equipo.

Humanizar a relación entre os mandos intermedios e os empregados, adoptando unha estratexia conciliadora, co obxectivo de fomentar unha relación máis sensible entre a dirección e as persoas do seu equipo: xestionar observando ás persoas. Ademais, establécese un protocolo de acollida desde os mandos intermedios cara ao traballador que regresa despois dunha baixa médica, principalmente despois dunha baixa por enfermidade de longa duración. Trátase de evitar a "barreira á reintegración".

O papel dos mandos intermedios é clave para difundir boas prácticas por toda a empresa desde cada lugar de traballo. Celébranse reunións anuais entre os supervisores para compartir e intercambiar experiencias na xestión do absentismo. Tamén se celebran reunións, obradoiros e foros entre directivos intermedios.

A empresa promove a necesidade de recuperar valores. O absentismo non se debe medir como algo negativo; o traballo se debe medir como algo positivo. Mídese ao traballador ou traballadora cando está alí, non ao seu traballo cando non está alí. É dicir, medir a produtividade dos empregados por resultados, co obxectivo de evitar o absentismo a curto prazo, o presentismo e o absentismo emocional, motivando os traballadores a desenvolver os seus talentos dentro da empresa.

Medidas de conciliación da vida laboral e persoal e de flexibilidade: Algúns exemplos destas medidas son: O teletraballo naquelas empresas que o poidan facer, o Plan de conciliación da vida laboral e persoal, que consiste en permitir horarios flexibles (1 hora de entrada e outra de saída); escolas infantís con sede en fábricas ou financiadas polo estado, flexibilidade na redución da xornada laboral e lactación materna; flexibilidade nas vacacións; facilitar os cambios de quenda e as excedencias para o coidado de familiares.

Realización de enquisas aos empregados con preguntas relacionadas coas operacións da empresa, as políticas da empresa e o ambiente de traballo (unha interna e outra a través de consultores externos) co fin de comprender as opinións dos empregados e establecer plans de acción por departamento para mellorar as operacións da empresa. Exemplos de mellora: Horarios flexibles, meses temáticos para empregados (a vida é boa cando é saudable), acordos con diferentes empresas para empregados (garderías, axencias de viaxes, etc.).

Traballando con rotacións en diferentes departamentos e tamén con rotación en diferentes postos de traballo, para evitar a desmotivación na realización de tarefas rutineiras, motivando mediante plans de carreira. A rotación tamén se emprega cando se detectan problemas de liderado ou entre compañeiros.

Certificado por EFR: Empresa con responsabilidade familiar. É unha iniciativa da Fundación Más Familia e acredita as empresas que desenvolven políticas que permiten aos seus empregados conciliar a súa vida persoal e familiar.

Plan de benestar consistente na contratación dun fisioterapeuta todas as mañás á disposición dos empregados, con pagamento compartido entre a empresa e os empregados a un prezo mínimo, e un gabinete psicolóxico dispoñible para todos os empregados, cuberto integramente pola empresa.

Premios por non absentismo. Algúns exemplos desta práctica son: MINUTO AO DÍA (trátase de reunións de seguimento diarias entre os xerentes e os membros do seu equipo para avaliar os resultados de absentismo e os posibles incentivos ou premios por melloras de resultados), Concesión de ata dous días de licenza non recuperables ao ano (dependendo de se o absentismo individual é inferior ao 0,5%), Premio "Cero Accidentes" (consistente en 3 días de tempo libre).

A empresa non prioriza o absentismo cero, senón que emprega sistemas de compensación vinculados á produtividade e ás taxas de sinistralidade laboral. Isto debe ser visto por toda a empresa como unha cuestión estratéxica, e a taxa de absentismo da empresa debe ter o mesmo peso que o resto dos seus obxectivos.

Sistema de compensación variable para todos os empregados baseado nos obxectivos empresariais e individuais. Isto implica que se xera traballo en equipo para acadar estes obxectivos.

A empresa ten unha prima que é (A + B) x C: A está ligado á produtividade, B á versatilidade e C é o factor corrector, que é a taxa de absentismo de cada traballador.

Redución dos complementos voluntarios ás prestacións por incapacidade temporal: Por exemplo, nunha báscula, compleméntase a primeira caída do ano. Se tes outra baixa por enfermidade dentro dese mesmo ano, complementarase cun 85 %, e se tes unha terceira baixa por enfermidade, non se complementará. Exclúense as enfermidades crónicas.

As empresas cuxo maior custo do absentismo é o custo indirecto da formación están a traballar na versatilidade en diferentes áreas.

Incentivos baseados no 5% - 10% do salario vinculados ás vendas e ao absentismo. Se o traballador ten máis de 3 días de absentismo por Continxencia Común ou Accidente Laboral no ano, non recibirá o incentivo (se non se utilizaron medidas preventivas, o incentivo non se paga directamente).

Se a taxa de absentismo na empresa cae por debaixo do nivel establecido pola empresa, outórgase unha bonificación a todos os traballadores. É dicir, se todo o persoal da empresa alcanza o obxectivo de Taxa de Absentismo establecido pola empresa, recibe entre 0 e 200 euros, sempre que non tivese máis de dúas ausencias individualmente no ano. Se a taxa de absentismo da empresa cae por debaixo do obxectivo, os empregados reciben unha compensación maior.

As empresas con diversificación de plataformas a nivel nacional que teñen toda a xestión centralizada nunha sucursal con seguimento remoto do absentismo están a implementar un plan de acción que consiste na descentralización da xestión e na designación de persoal de recursos humanos por comunidade autónoma para mellorar o seguimento do absentismo por provincia. Así é como se implementa un sistema descentralizado de xestión de recursos humanos.

Creación no departamento de recursos humanos con dous perfís de traballo: Unha persoa asignada á xestión administrativa das baixas por enfermidade, co fin de reducir o tempo de transferencia de información dos mandos intermedios ao departamento de recursos humanos e axilizar a transmisión dos informes de baixas á FREMAP. Outra persoa asignada á xestión e seguimento dos informes de baixas por enfermidade envía informes diarios de absentismo á xerencia.

Créase o posto de xestor de recursos humanos. Esta persoa é próxima aos empregados, que os coñece, evitando así o anonimato da persoa de baixa por enfermidade. Tamén se dedica a tratar cos traballadores designados como especialmente sensibles.

A empresa propúxose os seguintes obxectivos para abordar o absentismo: Apoio a empregados enfermos; detectar o absentismo con ausencias repetidas de curta duración e finalmente xestionar as ausencias de longa duración e a posterior reincorporación á empresa.

Implicar a todas as áreas da organización na xestión do absentismo, creando comités que analicen individualmente a situación de cada empregado/a de baixa por enfermidade, propoñendo accións específicas, por exemplo: cambios de traballo, pagamento de probas médicas pendentes e programación dunha cita co empregado para reunirse cos membros do comité para determinar as súas necesidades.

A empresa controla o absentismo presencial distribuíndo a todos os empregados o código de boas prácticas, que informa ao traballador da prohibición do uso persoal dos equipos informáticos da empresa. O tempo de internet avalíase mensualmente.

A empresa rexistra o absentismo de tres xeitos:

Vida cotiá: Pola mañá cedo, a dirección reúnese cos mandos intermedios, que informan das ausencias do día anterior.
Mensual: Xérase competencia entre as propias fábricas en termos de redución do absentismo.
Picos de absentismo: Se se detecta un aumento na taxa de absentismo en comparación con períodos anteriores, fórmase un grupo de traballo para analizar as causas e as posibles solucións durante o último ano.

A empresa implementa a prevención do absentismo cunha perspectiva a longo prazo a través da medicina preventiva e a detección precoz de posibles problemas de saúde nos traballadores. Por exemplo, a través de campañas de vacinación, campañas para previr enfermidades graves (prevención do glaucoma, osteoporose), escolas de apoio ás costas, campañas de seguridade viaria, formación ergonómica e campañas de "Hábitos saudables".

As empresas con servizos médicos propios teñen un dobre obxectivo: por unha banda, reducir os custos do absentismo xa que os traballadores solicitan menos permisos para asistir a citas médicas e, por outra banda, a empresa consegue un beneficio social para o traballador que conta cunha segunda opinión médica sobre o seu estado. Trátase de promover a saúde xeral da empresa.

O servizo médico da empresa fai un seguimento dos procesos de incapacidade temporal durante a baixa por enfermidade e posteriormente tras a reincorporación dos traballadores á empresa. Establécese por acordo que un traballador de baixa por enfermidade, se a súa enfermidade o permite, debe visitar semanalmente o médico da empresa.

O departamento de recursos humanos recibe un informe diario do médico da empresa que indica, segundo o seu criterio médico, se a incapacidade temporal do traballador en baixa médica está ou non xustificada. Nese mesmo informe, recibirás unha comparación mes a mes do custo da incapacidade temporal de cada traballador e daqueles que estiveron de baixa por enfermidade en meses anteriores.

Os traballadores teñen unha prestación social, que é un seguro médico privado. A empresa paga unha parte e o traballador paga a outra.

Convenios con clínicas privadas para rehabilitación, sempre prescritas polo médico da empresa, e en patoloxías psicolóxicas, convértense en convenios con Centros de Saúde Mental.

O servizo médico da empresa analiza e xestiona as discapacidades permanentes, identificando primeiro as patoloxías crónicas e, a continuación, proporcionando todos os recursos necesarios da empresa, como informes médicos, revisións por parte de expertos médicos, etc. en apoio e colaboración co traballador que padece a enfermidade na solicitude de incapacidade permanente á Dirección Provincial do Instituto Nacional da Seguridade Social.